Huishoudelijk reglement van de Stichting BERJALAN

Het huishoudelijk reglement van de Stichting BERJALAN is definitief door het bestuur vastgesteld in de vergadering van 21 december 2018.

Begripsbepaling

In dit reglement wordt verstaan onder:

de stichting: de Stichting BERJALAN, gevestigd te Weerselo en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Enschede onder nummer 71349243
de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 4 april 2018 bij notaris van Limburg Stirum te Hilversum.
het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in de Statuten.
projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting.
directie: de onbezoldigd directeur.

Beleid

Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan:

Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien.
Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de bestuursvergadering is goedgekeurd.
Het beleidsplan bevat (dan wel: wordt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegroting.

Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden

Het bestuur en de bestuursbesluiten

Het bestuur:

Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Bestuursbesluiten’ in dit huishoudelijk reglement).
Nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie door de voorzitter op een bestuursvergadering.
Kandidaat bestuursleden moeten een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd.
Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de status als ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te verkrijgen en te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen.

De voorzitter:

Heeft algemene leiding van de stichting.
Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe.
Geeft leiding aan het bestuur.
Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden.
Stelt in overleg met de directie de agenda voor elke vergadering op.
Leidt de bestuursvergaderingen.
Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement.
Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.

De vice-voorzitter:

Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.

De penningmeester:

Is het eerste aanspreekpunt in het bestuur voor de directie met betrekking tot alle financiële aspecten.
Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken.

De secretaris:

Neemt kennis van en behandelt de officiële stukken, schakelt waar nodig andere bestuursleden in en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie.
Archiveert alle relevante documenten.

Verantwoordelijkheden van voorzitter, penningmeester en secretaris kunnen in een persoon verenigd worden.

Taken van voorzitter, penningmeester en secretaris kunnen gedelegeerd worden naar de directie van de stichting, maar blijven onder verantwoordelijkheid van het bestuur.

Vergaderingen

Bestuursleden die buiten Nederland wonen, kunnen deelnemen aan de vergadering met behulp van een vorm van telecommunicatie. Mits alle bestuursleden accoord zijn, kunnen alle bestuursleden via telecommunicatie deelnemen aan de bestuursvergadering. Mocht om technische redenen een skype vergadering niet mogelijk zijn, dan zal een andere communicatievorm gekozen worden.
Het bestuur vergadert minimaal twee maal per jaar. In het voorjaar brengt de directeur verslag uit over het voorgaande jaar en in het najaar worden de plannen voor het komende jaar besproken. Als een bestuurslid een extra vergadering wil, dan kan deze de directeur verzoeken een vergadering te organiseren, binnen een termijn van vier weken.

Agenda:

De bestuursleden kunnen tot 2 weken voor de vergadering agendapunten aanleveren.
De directie mailt de conceptagenda uiterlijk 7 dagen voor aanvang van de vergadering.
Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld.
Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
De directie verzorgt alle stukken.

Verantwoordelijkheid:

Het bestuur is verantwoordelijk en beslist.

Vergoedingen:

De bestuursleden krijgen geen vergoeding voor hun activiteiten.
Vergader-, vacatie- en reiskosten worden alleen vergoed mits redelijk en bij voldoende vermogen van de stichting. Dit ter beoordeling van het bestuur.

Inkomsten en declaraties

Alle inkomsten (boekopbrengsten, subsidies en schenkingen) worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting.
Het beleidsplan bepaalt de kaders voor eventuele reserveringen voor volgende jaren

Directie

Het bestuur stelt een onbezoldigde directie aan.

De directie:

stelt het beleidsplan op en legt dit aan het bestuur voor.
voert het beleidsplan uit.
stelt het jaarverslag op (incl. financiële verantwoording).
voert de financiële administratie en stelt financiële overzichten op.
waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging.
beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen in opdracht van de penningmeester.
begroot uitgaven (projecten) aan de hand van de tegoeden.
voert tussentijds en na afronding van activiteiten financiële controle van de activiteiten en de kas uit.
beheert het budget en is gemachtigd afgesproken betalingen te doen, conform de vastgestelde besluiten van het bestuurt.
ontvangt en verwerkt post voor de stichting; schakelt waar nodig bestuursleden in.
bereidt de bestuursvergaderingen voor in overleg met de voorzitter
maakt notulen van de bestuursvergaderingen waarin minimaal vermeld:

de datum en plaats van de vergadering
de aanwezige en afwezige bestuursleden
de genomen besluiten.
archiveert alle relevante documenten.

Subsidies

Voorwaarden voor subsidie

De aanvraag moet binnen de doelstelling van de stichting vallen.
De activiteit waarvoor subsidie gevraagd wordt, wordt in samenwerking met een lokale organisatie, georganiseerd.
Om een aanvraag te kunnen beoordelen dienen de volgende gegevens te worden aangeleverd:

Het programma; dit dient van goede kwaliteit te zijn.
Namen van docenten met de kennis en ervaring waarover zij beschikken.
Duur van de cursus
Aantal te verwachten cursisten.
Begroting met daarin duidelijk aangegeven waarvoor subsidie wordt gevraagd. Het moet duidelijk zijn dat getracht is de kosten, waarvoor subsidie wordt gevraagd, zo laag mogelijk te houden.
Voor andere aanvragen dan cursussen zal de directeur, in overleg met het bestuur, kenmerken/gegevens opstellen die aangeleverd moeten worden zodat het bestuur een besluit kan nemen.

Achteraf dient een verslag van de cursus/activiteit te worden aangeleverd wat gepubliceerd kan worden op de website (inclusief enkele foto’s en zo mogelijk een filmpje)

De stichting kan nooit meer subsidie verstrekken dan er financiën in kas zijn. De opbrengst van de boekverkoop dient eerst te worden aangewend voor de aflossing van de leningen. Apart verkregen subsidie mag wel worden uitgegeven voordat de leningen zijn afgelost. Cursussen die in Indonesië gegeven worden hebben voorrang, mits ze aan de eisen voldoen. De directeur beoordeelt de kwaliteit van de aanvraag en zal zo nodig om advies vragen. Als de directeur betrokken is bij de aanvraag, is hij verplicht een oordeel te vragen aan vakinhoudelijke deskundigen die niet bij de aanvraag betrokken zijn. De directeur adviseert vervolgens het bestuur.

Overwegingen die bij de verstrekking van subsidie een rol (kunnen) spelen:

kwaliteit van de activiteit, in brede zin
behoefte aan de activiteit
kosten/baten analyse

Wanneer er meer aanvragen zijn die voor subsidie in aanmerking komen, dan gehonoreerd kunnen worden, dan beslist het bestuur welke aanvraag/aanvragen wel gehonoreerd worden. Het bestuur is niet verplicht dit naar de aanvragers te beargumenteren. Voor de aanvrager is geen beroep mogelijk.

Het bestuur bepaalt of de financiële situatie van de stichting het toekennen van een aanvraag toestaat.

Slotbepalingen

In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris/directeur één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektronische kopie per e-mail.
Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.
De statuten, het huishoudelijk regelement en het lopende beleidsplan worden gepubliceerd op de website.